Outputsturing als methodiek

In deze fase is gebruikgemaakt van de ervaringen van de zogenoemde facilita- tors (zie Beschrijving van de pilots). Zij hebben steeds in duo’s de bijeenkomsten van de collaboratives outputsturing gefaciliteerd en hebben leidinggevenden en medewerkers in dit proces ondersteund. Daarbij zijn logboeken bijgehouden. Het proces en de resultaten van de collaboratives outputsturing zijn door de facilitators met de deelnemers geëvalueerd.
De resultaten die in dit artikel beschreven worden, zijn gebaseerd op semige- structureerde interviews met de facilitators.
Design
Aangezien hier een relatief nieuw soort interventie werd gehanteerd, is gekozen voor een explorerend actieonderzoek. Werkenderwijs zijn zaken bijgesteld. Er waren plenaire sessies met de facilitators om ervaringen uit te wisselen en van elkaar te kunnen leren. De facilitators leerden net zo hard als de deelnemers.
 
Interventie
In 2010 zijn zes pilots van start gegaan. Deelnemers werden gezocht in het eigen netwerk op basis van door hen ervaren problematiek. Het initiatief om mee te doen kwam zowel van leidinggevenden als van professionals die de col- laborative bij hun management onder de aandacht brachten en de suggestie deden om hier als afdeling aan mee te doen.
Tabel 9.1 Zes pilots naar beroepscategorie en vraagstuk
Organisatieonderdeel
Medische afdeling
Universitaire Disciplinegroep
Vraagstuk
Samenwerking
Onderzoeksprioriteiten
Beroepscategorieën
• Manager • Specialistische verpleeg-
kundigen
• Onderzoekers • Hoogleraren
• Medisch specialisten • Verpleegkundigen • Medewerkers
zorgadministratie
• Tandartsen • Studenten • Mondhygiënisten
• Leiding • Stafadviseurs
• Leidinggevende medisch specialisten
Klinische afdeling
Polikliniek
Twee stafafdelingen
Medische afdeling
Beschrijving van de pilots
Patiëntveiligheid
Herontwerp polikliniekorganisatie
Gezamenlijk beleidsplan
Bedrijfsvoering (bezetting en roostering)
 
In de pilots 2010/2011 hebben zes teams met hun leidinggevende of functioneel voorzitter deelgenomen aan een collaborative. Elke collaborative werd begeleid door twee facilitators. Het design werd al werkende weg ontwikkeld in samen- spraak met de groep potentiële facilitators. Deze groep facilitators bestond uit zes interne mensen: adviseurs, staf of managers en vier externe adviseurs. De facilitators zijn intensief getraind in outputsturing en hebben samen met de pro- jectleider en trainers het format van de collaboratives vormgegeven. Er werden onder meer oefensessies gedaan met acteurs en een echte klant. Afhankelijk van de vraagstelling werd een match gemaakt van twee facilitators op een team. De facilitators bereidden de plenaire sessies voor met de leidinggevende/voorzitter. Tijdens plenaire sessies hielpen ze de groep, in omvang variërend tussen de tien en de veertig personen, het model en de dialoog toe te passen. Er waren in elke col- laborative gemiddeld zes te begeleiden bijeenkomsten nodig. De meeste sessies duurden één tot twee uur, sommige langer. Tussendoor waren er voorbereidende ‘uitzoekwerkzaamheden’ voor de deelnemers. Ook waren er tussendoor voorbe- reidende gesprekken tussen facilitators en leidinggevende en indien nodig tus- sen facilitators en medewerker met als doel de bijeenkomsten zodanig voor te bereiden dat de leidinggevende en medewerkers goed tot hun recht kwamen. De doorlooptijd van een collaborative outputsturing is in deze pilots gemiddeld zes maanden gebleken.
De eerste bijeenkomst werd besteed aan het helder maken van het doel en de toelichting op de werkwijze. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is het trech- termodel van Vandendriessche. De toepassing van dit trechtermodel neemt de deelnemers van het team vanzelfsprekend mee in helderheid over doel en probleem, dialoog over criteria en oplossingen. De facilitators stellen de leidinggevende in staat zijn of haar rol goed te pakken en nodigen team en leiding uit tot onderzoeken, expliciteren, doorvragen. In sommige pilots vond ook coaching van individuele deelnemers plaats door de facilitators.
 
Onderzoeksvragen
Het doel van het onderzoek is na te gaan of collaborative outputsturing effectief is in het bevorderen van een effectieve en inspirerende samenwerking tussen het team en de leiding. De vraag is of de collaborative inderdaad leidt tot een toename in het wederzijdse vertrouwen tussen leidinggevenden en teamme- dewerkers en of het resulteert in meer autonomie voor teammedewerkers in de uitvoering van werkzaamheden. Met het onderzoek wordt beoogd inzicht te krijgen in de werkzame mechanismen van collaborative outputsturing.
De volgende vragen staan centraal: • Wat waren de aanleidingen, redenen of motieven om collaborative output-
sturing in te zetten? • Wat werd ermee beoogd, welke doelstellingen dienden te worden behaald? • Welke resultaten zijn ermee behaald? • Hoe is de waardering van de interventie collaborative outputsturing? • Wat is gaandeweg procesmatig opgevallen?